Der Haushaltsfestlegungsprozess ist für eine wirksame Haushaltskontrolle von entscheidender Bedeutung. Die Budgets sollten genau die erbrachten Dienstleistungen widerspiegeln. Es gibt verschiedene Techniken zur Festlegung des Budgets, die sowohl für Ausgaben- als auch für Einnahmenbudgets verwendet werden können.
Diese Techniken können abhängig von der Art des eingesetzten Budgets unabhängig oder in Kombination verwendet werden.
Die 6 am häufigsten verwendeten Techniken zur Budgeteinstellung sind:
- Inkrementelle Budgetierung
- Null-basierte Budgetierung
- Cash Limited Budgeting
- Ressourcenbeschränkte Budgetierung
- Aktivitätsbasierte Budgetierung
- Notfallbudgetierung
1. Inkrementelle Budgetierung
Bei der inkrementellen Budgetierung werden historische Einnahmen- und Ausgabendaten als Ausgangspunkt verwendet. Diese Daten werden in der Regel aus dem Budget, den Konten des Vorjahres oder einer Kombination aus beiden ermittelt. Die historischen Daten dienen als Grundlage für die Aufstellung des Haushaltsplans für das folgende Jahr.
Das Budget kann wie folgt festgelegt werden:
- Betrachten Sie jede Haushaltslinie separat
- Addieren oder subtrahieren Sie den Inflationsfaktor zu den historischen Daten
- Passen Sie andere bekannte Faktoren wie Einsparungen oder genehmigtes Wachstum an
Vorteile
- Einfach
- Schnell
- Genau - nur wenn sich die Aktivität kaum ändert
Nachteile
- Historisch
- Berücksichtigt keine notwendigen zukünftigen Änderungen
- Angenommen, die Basis ist korrekt
- Verbindet historische Fehler
Inkrementelle Budgetierung sollte für Ausgaben verwendet werden, deren Änderung unwahrscheinlich ist. Beispiel: Wenn das Personal konstant ist, können die Gehälter schrittweise budgetiert werden. Faktoren wie eine Lohnerhöhung aufgrund eines Bonus oder einer jährlichen Inflationsrate können hinzugefügt werden.
2. Zero Based Budgeting
Die auf null basierende Budgetierungstechnik ist die empfohlenste und beliebteste Technik, da sie mit dem Geschäftsplanungsprozess verknüpft ist. Das auf Null basierende Budget setzt voraus, dass alle Budgets von den ersten Prinzipien abgeleitet sind und dass die Organisation das Budget neu starten kann - mit einer Nullbasis.
Das Budget basiert dann auf den in dem Zeitraum zu erreichenden Zielen, ohne notwendigerweise auf die Vergangenheit Bezug zu nehmen.
Vorteile
- Proaktiv und fokussiert auf Geschäftsziele
- Realistisch und genau
- Links zu Geschäftsplänen
Nachteile
- Zeitaufwendig
- Benötigt klare Ziele
- Viele Organisationen können nicht mit einer Nullbasis beginnen, da sie zuvor Verpflichtungen eingegangen sind, um diese einzuhalten. Dies können vorhandene Mitarbeiter, Gebäude und Verträge sein, zu deren Fortführung sie zumindest kurzfristig verpflichtet sind
Die Vorteile einer nullbasierten Budgetierung überwiegen im Allgemeinen die Nachteile. Nach Möglichkeit sollten nullbasierte Grundsätze übernommen werden, auch wenn eine Organisation zunächst kein vollständiges Nullbasisbudget haben kann.
3. Cash Limited Budgeting
Die Budgetierungstechnik mit begrenzter Liquidität ist angemessen, wenn eine Obergrenze für die Gesamtnettoausgaben festgelegt wird. Der Manager muss bestimmen, was innerhalb dieses Bargeldlimits geliefert werden kann, und dementsprechend ein Budget erstellen. Diese Technik kann schwierig zu implementieren sein, wenn die Unternehmensziele für diesen Zeitraum festgelegt wurden, ohne das Bargeldlimit zu berücksichtigen.
Das Budget kann wie folgt festgelegt werden:
- Identifizieren Sie Fixkosten, dh solche, die nicht reduziert werden können
- Verteilen Sie den Restbetrag des Budgets auf flexible Elemente
Vorteile
- Klare Ausgabenparameter
- Schnell
- Bietet Anreiz zur Steigerung der Einsparungen
Nachteile
- Dienstleistungen müssen möglicherweise Qualität, Quantität oder beides mindern, um innerhalb des Bargeldlimits zu bleiben
- Nicht unbedingt mit Geschäftszielen verbunden, die einen Änderungs- oder Entwicklungsbedarf beinhalten können
- Vorausgesetzt, dass das Budget flexibel genug ist, um innerhalb des gesamten Cash-Limits zu operieren
- Unflexibel - Es ist nicht praktisch für bedarfsgesteuerte / gesetzliche Dienste
4. Ressourcenbeschränkte Budgetierung
Ressourcenbeschränkte Budgetierung ist nützlich, wenn die vom Unternehmen zu verwendenden Ressourcen begrenzt sind. Ressourcenbeschränkungen gelten normalerweise für:
- Mitarbeiter
- Ausrüstung
- Eigentum
- Finanzen (Cash Limited Budget ist eine Form von Ressourcen-beschränktem Budget)
Es gibt viele Gründe, um Ressourcen einzuschränken.
Zum Beispiel: Es kann für die gesamte Organisation von Vorteil sein, die Anzahl der Mitarbeiter zu beschränken. Dies kann erforderlich sein, da die Einstellung eines zusätzlichen Vollzeitpersonals eine fortlaufende Verpflichtung darstellt, die die Organisation möglicherweise nicht erfüllen kann. Daher ist die Beschränkung der Personalressourcen ein gängiger Ansatz zur Festlegung des Budgets.
Vorteile
- Klare Ausgabenparameter
- Schnell
- Die Organisation behält eine starke Kontrolle über ihre Ressourcen
Nachteile
- Keine Berücksichtigung der praktischen Auswirkungen von Ressourceneinschränkungen und der Auswirkungen auf Dienstleistungen
- Nicht verbunden mit Geschäftszielen, die einen Änderungs- oder Entwicklungsbedarf beinhalten können
- Unflexibel - Es ist nicht praktisch für bedarfsgesteuerte / gesetzliche Dienste
5. Aktivitätsbasierte Budgetierung
Die aktivitätsbasierte Budgetierung basiert auf den Kosten für die Bereitstellung einer Aktivität oder Dienstleistung. Wenn das Budget gekürzt oder angepasst werden muss, muss jede Aktivität überprüft werden. Es muss entschieden werden, welche Aktivität eingestellt oder reduziert werden soll.
Diese Methode der Budgetierung ist nur möglich, wenn es klare Aufteilungen zwischen den einzelnen Aktivitäten gibt, um klar anzugeben, wo die Ressourcen zugewiesen sind. Wenn Ressourcen (wie Personal, Räumlichkeiten usw.) gemeinsam genutzt werden, ist es schwierig, das tätigkeitsbezogene Budget umzusetzen. Genaue Methoden zur Ressourcenzuweisung, wie z. B. die vom Personal in Rechnung gestellte Zeit, die Zuweisung von Quadratmeter und die Nutzung von Versorgungsunternehmen usw., sind erforderlich.
Vorteile
- Die Ressourcen sind eindeutig auf die Leistungserbringung abgestimmt
- Bildet eine Basis für die Einzelkalkulation
- Hebt die teuersten Aktivitäten hervor
Nachteile
- Die Ressourcenzuweisung ist möglicherweise nicht korrekt
- Es müssen detaillierte Arbeiten durchgeführt werden, um jede Aktivität und die verbrauchten Ressourcen zu isolieren
- Dies ist nicht praktikabel für Dienste, bei denen ein flexibler Ansatz erforderlich ist und / oder bei denen Ressourcen als Reaktion auf die Nachfrage zwischen Aktivitäten verschoben werden müssen
6. Eventualbudgetierung
Die Technik der Notfallbudgetierung verwendet einen breiten Ansatz für die Budgetierung. Mit geringem Aufwand werden Schätzungen für jede Haushaltslinie erstellt. Ein unvorhergesehener Betrag wird bereitgestellt, um schlechte Schätzungen, Nachfrageschwankungen und unzureichende Ressourcen auszugleichen.
Das Budget für unvorhergesehene Ausgaben kann flexibel in allen Budgetpositionen verwendet werden. Die Höhe der Kontingenz hängt von einer Schätzung des Fehlerrisikos im Budget ab. Wenn davon ausgegangen wird, dass das Budget mit einer Genauigkeit von 80% berechnet wurde, kann das Budget um 20% erhöht werden.
Vorteile
- Schnell
- Einfach
- Flexibel
Nachteile
- Ungenau - beinhaltet viel Vermutungsarbeit
- Unzureichende Überlegungen zur Verknüpfung von Service und Finanzen
- Schwer zu überwachen
Was als nächstes?
Es ist wichtig, die verschiedenen Budgetierungsfaktoren zu kennen, die bei der Festlegung des Budgets berücksichtigt werden müssen. Diese Faktoren sind das Input-Element, das die Ausgaben und Einnahmen und damit das Budget bestimmt hat. Wenn Sie diese Faktoren verstehen, können Sie kreativ denken und eine effektive Kontrolle durchführen.
Die Verwendung der richtigen Budgeteinstellungstechniken ist entscheidend für die Festlegung realistischer Budgets. Weitere Informationen zu allen wichtigen Aspekten, die zum Festlegen von Budgets erforderlich sind, finden Sie in unserem kostenlosen Leitfaden zum Festlegen von Budgets. Die Lernressource enthält Beispiele und Übungen, mit denen Sie Ihr theoretisches Wissen in die Praxis umsetzen können.