تعد عملية وضع الميزانية أمرًا ضروريًا للرقابة الفعالة للميزانية. يجب أن تعكس الميزانيات بدقة الخدمات المقدمة. هناك العديد من تقنيات وضع الميزانية التي يمكن استخدامها لكل من ميزانيات الإنفاق والإيرادات.
يمكن استخدام هذه التقنيات بشكل مستقل أو مجتمعة ، اعتمادًا على نوع الميزانية المنفذة.
6 أساليب وضع الميزانية المستخدمة على نطاق واسع هي:
- الميزانية الإضافية
- الميزانية الصفرية
- النقدية محدودة الميزانية
- الموارد مقيدة الميزانية
- الميزنة القائمة على النشاط
- ميزانية الطوارئ
1. الميزانية الإضافية
تستخدم تقنية الميزنة الإضافية بيانات الدخل والنفقات التاريخية كنقطة انطلاق. يتم الحصول على هذه البيانات عادةً من ميزانية العام السابق أو حساباته أو مجموعة من الاثنين. يتم استخدام البيانات التاريخية كخط أساسي لصياغة الميزانية للسنة التالية.
يمكن تعيين الميزانية من خلال تنفيذ الإجراء التالي:
- النظر في كل ميزانية العنوان بشكل منفصل
- إضافة أو طرح عامل التضخم على البيانات التاريخية
- اضبط العوامل المعروفة الأخرى مثل المدخرات أو النمو المعتمد
مزايا
- بسيط
- بسرعة
- دقيق - فقط إذا كان هناك تغيير بسيط في النشاط
سلبيات
- تاريخي
- لا تنظر في أي تغييرات مستقبلية ضرورية
- يفترض أن القاعدة دقيقة
- مركبات الأخطاء التاريخية
يجب استخدام الميزانية الإضافية للنفقات التي من غير المرجح أن تتغير. على سبيل المثال: عندما يكون الموظفون ثابتًا ، يمكن تخصيص الرواتب بشكل تدريجي. يمكن إضافة عوامل مثل الزيادة في الأجور بسبب المكافأة أو معدل التضخم السنوي.
2. الميزانية القائمة على الصفر
تقنية الموازنة الصفرية هي التقنية الموصى بها والأكثر شعبية ، لأنها مرتبطة بعملية تخطيط الأعمال. تفترض الميزانية الصفرية أن جميع الميزانيات مستمدة من المبادئ الأولى وأن المنظمة يمكنها أن تبدأ الميزانية من جديد - مع أساس صفري.
تستند الميزانية بعد ذلك إلى الأهداف المراد تحقيقها في الفترة الزمنية ، دون الرجوع إلى الماضي بالضرورة.
مزايا
- استباقية وتركز على هدف العمل
- واقعية ودقيقة
- روابط إلى خطط العمل
سلبيات
- استهلاك الوقت
- يتطلب أهداف واضحة
- لا يمكن للعديد من المؤسسات أن تبدأ بقاعدة صفرية لأن لديها التزامات سابقة بالتمسك بها. يمكن أن يشمل ذلك الموظفين الحاليين والمباني والعقود ، والتي يتعين عليهم الاستمرار - على الأقل في المدى القصير
مزايا الميزنة على أساس الصفر تفوق عموما العيوب. حيثما أمكن ، ينبغي اعتماد مبادئ قائمة على الصفر ، حتى عندما لا يمكن أن يكون لدى المنظمة ميزانية كاملة أساسها الصفر.
3. النقدية محدودة الميزانية
تعتبر طريقة وضع ميزانية نقدية محدودة مناسبة عندما يتم تحديد حد لإجمالي المصروفات الصافية. يجب على المدير تحديد ما يمكن تسليمه ضمن هذا الحد النقدي وإنشاء ميزانية وفقًا لذلك. قد يكون من الصعب تنفيذ هذه التقنية عندما يتم تحديد أهداف العمل لتلك الفترة الزمنية دون النظر في الحد النقدي.
يمكن تعيين الميزانية من خلال تنفيذ الإجراء التالي:
- تحديد التكلفة الثابتة ، أي تلك التي لا يمكن تخفيضها
- انشر رصيد الميزانية عبر العناصر المرنة
مزايا
- معايير واضحة على الإنفاق
- بسرعة
- يوفر حافز لزيادة المدخرات
سلبيات
- قد تضطر الخدمات إلى خفض الجودة أو الكمية أو كليهما للبقاء ضمن الحد النقدي
- لا يرتبط بالضرورة بأهداف العمل ، والتي قد تشمل الحاجة إلى التغيير أو التطوير
- يفترض وجود مرونة كافية في الميزانية للعمل ضمن الحد النقدي الإجمالي
- غير مرن - إنه غير عملي بالنسبة للخدمات التي تتم بواسطة الطلب / القانونية
4. الموارد المقيدة الميزانية
تعد الميزنة المقيدة للموارد مفيدة عندما يتم تقييد الموارد التي ستستخدمها الشركة. عادةً ما يتم تطبيق قيود الموارد على:
- العاملين
- الرجعية
- خاصية
- المالية (الميزانية محدودة الميزانية ، شكل من أشكال الميزانية المقيدة للموارد)
هناك العديد من الأسباب لتقييد الموارد.
على سبيل المثال: قد يكون من المفيد للمنظمة بأكملها تقييد عدد الموظفين. قد يكون هذا مطلوبًا لأن تعيين موظفين إضافيين بدوام كامل هو التزام مستمر قد لا تتمكن المنظمة من تحقيقه. وبالتالي ، فإن تقييد الموارد من الموظفين يمثل نهجًا مشتركًا لوضع الميزانية.
مزايا
- معايير واضحة على الإنفاق
- بسرعة
- تحتفظ المنظمة سيطرة قوية على مواردها
سلبيات
- أي اعتبار للتأثير العملي لتقييد الموارد والتأثير على الخدمات
- غير مرتبط بأهداف العمل ، والتي قد تشمل الحاجة إلى التغيير أو التطوير
- غير مرن - إنه غير عملي بالنسبة للخدمات التي تتم بواسطة الطلب / القانونية
5. الميزنة على أساس النشاط
تعتمد الموازنة القائمة على النشاط على تكلفة تقديم نشاط أو خدمة. عندما تحتاج الميزانية إلى تخفيضها أو تعديلها ، سيتعين فحص كل نشاط. سيتطلب الأمر تحديد النشاط الذي يجب إيقافه أو تقليصه.
لا يمكن استخدام طريقة الميزنة هذه إلا إذا كانت هناك أقسام واضحة بين كل نشاط ، للإشارة بوضوح إلى الأماكن التي يتم تخصيص الموارد فيها. عندما يتم تقاسم الموارد (مثل الموظفين والمباني ، وما إلى ذلك) فإن تنفيذ الميزانية القائمة على النشاط يكون أمرًا صعبًا. ستكون هناك حاجة إلى طرق دقيقة لتخصيص الموارد ، مثل الوقت الذي يتقاضاه الموظفون ، وتخصيص لقطات مربعة ، واستخدام الأداة ، وما إلى ذلك.
مزايا
- تتم مطابقة الموارد بوضوح مع تقديم خدماتها
- يشكل قاعدة لتكاليف الوحدة
- يسلط الضوء على أغلى الأنشطة
سلبيات
- قد لا يكون تخصيص الموارد دقيقًا
- يجب القيام بعمل مفصل لعزل كل نشاط والموارد المستهلكة
- ليس من العملي بالنسبة للخدمات التي تتطلب اتباع نهج مرن و / أو حيث يلزم نقل الموارد بين الأنشطة استجابة للطلب
6. الموازنة الطارئة
يستخدم أسلوب إعداد الموازنة في حالات الطوارئ أسلوبًا واسعًا في الميزنة. يستخدم جهد محدود لوضع تقديرات لكل عنوان في الميزانية. يتم توفير مبلغ للطوارئ للتعويض عن التقديرات الضعيفة ، والتغيرات في الطلب ، وعدم كفاية الموارد.
يمكن استخدام ميزانية الطوارئ بمرونة عبر أي من عناوين الميزانية. يعتمد مستوى الطوارئ على تقدير مخاطر الخطأ في الميزانية. إذا تم اعتبار أن الميزانية قد تم حسابها بمستوى دقة قدره 80٪ ، فيمكن عندئذ إضافة نسبة طوارئ 20٪ إلى الميزانية.
مزايا
- بسرعة
- سهل
- مرن
سلبيات
- غير دقيق - ينطوي على الكثير من العمل التخمين
- عدم التفكير الكافي لربط الخدمة بالتمويل
- من الصعب رصدها
ماذا بعد؟
من المهم فهم عوامل الموازنة المختلفة التي يجب مراعاتها عند تحديد الميزانية. هذه العوامل هي عنصر الإدخال الذي يحدد النفقات والإيرادات ، وبالتالي الميزانية. إن فهم هذه العوامل يمكّن صانعي الميزانية من التفكير بشكل خلاق وتنفيذ تحكم فعال.
يعد استخدام أساليب إعداد الميزانية الصحيحة أمرًا ضروريًا في تحديد ميزانيات واقعية. تعرف على المزيد حول جميع الجوانب المهمة المطلوبة لتعيين الميزانيات من دليل "مهارات إعداد الميزانية" المجاني. يحتوي مورد التعلم على أمثلة وتمارين تمكنك من تطبيق معرفتك النظرية في الممارسة العملية.