Pour assurer un contrôle budgétaire efficace, les budgets doivent être surveillés et gérés efficacement. Bien que la différence entre le suivi et la gestion des budgets ne soit pas clairement définie, certaines caractéristiques les distinguent.
Les deux peuvent être distingués comme suit:
| Suivi des budgets | Gérer les budgets |
| Vérification de l'exactitude des revenus et dépenses réels rapportés; comparer les «résultats» aux budgets; calculer les variances; identifier les tendances; soulignant les variations pour la personne qui gère le budget. | Prendre les mesures nécessaires, sur la base des résultats du suivi, pour que le budget reste sous contrôle. |
Le processus de contrôle budgétaire garantit que les fonds sont utilisés conformément au niveau et à la qualité des résultats attendus des ressources allouées.
Le processus de contrôle des budgets peut être décomposé en plusieurs étapes:
- Établissement de la position actuelle
- Comparer le budget réel
- Calcul des variances
- Effectuer une analyse des écarts - établir les raisons des écarts
- Prendre des mesures pour exercer le contrôle
Étape 1 - Établir la position réelle
Toutes les organisations disposent d’un système de comptabilité qui enregistre leurs revenus et leurs dépenses. Selon le système, les budgets seront identifiés par une forme de code budgétaire. Les recettes et les dépenses sont ensuite enregistrées par rapport au code budgétaire. Cela permet aux titulaires de budget d'identifier leur position budgétaire réelle à tout moment.
Cette information est normalement fournie dans le rapport de gestion financière . Le style et le contenu du rapport varieront d'une organisation à l'autre et dépendront du système financier utilisé.
Pour établir la situation réelle, le responsable du budget devra examiner et comprendre les informations financières disponibles. Ils auront besoin de connaître l’actualité des informations et de les ajuster en fonction des transactions en suspens. Ceux-ci peuvent inclure des débiteurs et des créanciers. Le titulaire de budget devra également savoir si une partie de son budget a été «engagée», c'est-à-dire si des biens et services ont été commandés mais pas encore reçus.
Par conséquent, l’établissement du poste réel peut nécessiter des informations provenant de plusieurs sources différentes selon l’organisation.
Étape 2 - Comparez les montants réels au budget
Une fois l’étape 1 terminée, les informations collectées doivent être comparées aux chiffres budgétisés définis au début de l’exercice. Cette comparaison doit être simple si les rubriques des recettes et des dépenses effectives correspondent à celles des recettes et des dépenses budgétisées.
La différence entre les recettes et les dépenses effectives et les recettes et les dépenses budgétisées est appelée un «écart». L'analyse de la variance est une technique importante dans le processus de contrôle budgétaire.
L'analyse de la variance est discutée en détail dans certaines de nos autres ressources, comme notre livre « Managing the Decolved Budget ». Nous avons également un très bon cours en ligne sur la plateforme UDEMY intitulé «Gérer les budgets dans le secteur public et à but non lucratif», qui explique clairement les écarts ...