Aby zapewnić skuteczną kontrolę budżetową, budżety muszą być skutecznie monitorowane i zarządzane. Chociaż różnica między monitorowaniem i zarządzaniem budżetami nie jest jasno określona, istnieją pewne cechy, które je wyróżniają.
Te dwie można ogólnie rozróżnić w następujący sposób:
| Monitorowanie budżetów | Zarządzanie budżetami |
| Sprawdzanie dokładności zgłoszonych rzeczywistych dochodów i wydatków; porównanie „rzeczywistych” z budżetami; obliczanie wariancji; identyfikacja trendów; podkreślanie odmian osoby zarządzającej budżetem. | Podejmowanie niezbędnych działań w oparciu o wyniki monitorowania, aby zapewnić, że budżet pozostaje pod kontrolą. |
Proces kontroli budżetowej zapewnia wykorzystanie funduszy zgodnie z poziomem i jakością produkcji wymaganej z przydzielonych zasobów.
Proces kontrolowania budżetów można podzielić na kilka etapów:
- Ustalanie rzeczywistej pozycji
- Porównanie rzeczywistego z budżetem
- Obliczanie wariancji
- Przeprowadzenie analizy wariancji - ustalenie przyczyn wariancji
- Podejmowanie działań w celu kontroli
Krok 1 - Ustal rzeczywistą pozycję
Wszystkie organizacje mają pewną formę systemu księgowego, który rejestruje ich dochody i wydatki. W zależności od systemu budżety będą identyfikowane przez jakąś formę kodu budżetu. Dochód i wydatki są następnie rejestrowane w stosunku do kodu budżetu. Umożliwia to posiadaczom budżetu określenie ich rzeczywistej pozycji budżetowej w dowolnym momencie.
Informacje te są zwykle podawane w sprawozdaniu z zarządzania finansowego . Styl i treść raportu będą się różnić w zależności od organizacji i będą zależały od używanego systemu finansowego.
Aby ustalić rzeczywistą pozycję, posiadacz budżetu będzie musiał zbadać i zrozumieć dostępne informacje finansowe. Będą musieli wiedzieć, jak aktualne są informacje i dostosować je do wszelkich zaległych transakcji. Mogą to być dłużnicy i wierzyciele. Posiadacz budżetu będzie również musiał wiedzieć, czy jakakolwiek część ich budżetu została „zaangażowana” - tj. Czy towary i usługi zostały zamówione, ale jeszcze nie otrzymane.
Dlatego ustalenie rzeczywistej pozycji może wymagać informacji z kilku różnych źródeł w zależności od organizacji.
Krok 2 - Porównaj rzeczywiste z budżetem
Po zakończeniu kroku 1 zebrane informacje należy porównać z danymi budżetowymi ustalonymi na początku roku budżetowego. Porównanie to powinno być proste, jeżeli rzeczywiste pozycje dochodów i wydatków odpowiadają pozycjom ustalonych w budżecie dochodów i wydatków.
Różnica między rzeczywistym dochodem a wydatkami a budżetowanymi dochodami i wydatkami nazywana jest „wariancją”. Analiza wariancji jest ważną techniką w procesie kontroli budżetowej.
Analiza wariancji została szczegółowo omówiona w niektórych innych naszych zasobach, takich jak nasza książka „ Zarządzanie budżetem zdecentralizowanym ”. Mamy również bardzo dobry kurs online na platformie UDEMY o nazwie „Zarządzanie budżetami w sektorze publicznym i non-profit”, który wyraźnie wyjaśnia różnice ...