Proses penetapan belanjawan adalah penting untuk kawalan belanjawan yang berkesan. Belanjawan harus mencerminkan dengan tepat perkhidmatan yang disediakan. Terdapat beberapa teknik penentuan bajet yang boleh digunakan untuk kedua-dua perbelanjaan dan belanjawan pendapatan.
Teknik-teknik ini boleh digunakan secara berasingan atau secara gabungan, bergantung pada jenis anggaran yang dilaksanakan.
Teknik penetapan bajet yang banyak digunakan ialah:
- Penganggaran tambahan
- Belanjawan berasaskan nol
- Belanjawan terhad tunai
- Belanjawan terhad sumber
- Belanjawan berdasarkan aktiviti
- Penganggaran luar jangka
1. Belanjawan tambahan
Teknik belanjawan tambahan menggunakan data pendapatan dan perbelanjaan bersejarah sebagai titik permulaan. Data ini biasanya diperoleh daripada belanjawan, akaun, atau gabungan kedua tahun sebelumnya. Data bersejarah digunakan sebagai asas untuk merumuskan bajet untuk tahun berikutnya.
Anggaran boleh ditetapkan dengan melaksanakan prosedur berikut:
- Pertimbangkan setiap anggaran belanjawan secara berasingan
- Tambah atau tolak faktor inflasi ke data bersejarah
- Laraskan faktor lain yang diketahui seperti simpanan atau pertumbuhan yang diluluskan
Kelebihan
- Mudah
- Cepat
- Tepat - hanya jika terdapat sedikit perubahan dalam aktiviti
Kelemahan
- Bersejarah
- Tidak menganggap sebarang perubahan masa depan yang perlu
- Menganggap pangkalannya adalah tepat
- Sebatian kesilapan bersejarah
Belanjawan tambahan perlu digunakan untuk perbelanjaan yang tidak mungkin berubah. Sebagai contoh: apabila kakitangan tetap, gaji boleh dianggarkan secara berperingkat. Faktor seperti kenaikan gaji disebabkan oleh bonus atau kadar inflasi tahunan boleh ditambah.
2. Penganggaran Berbasis Zero
Teknik belanjawan berasaskan sifar adalah teknik yang paling disyorkan dan popular, kerana ia dikaitkan dengan proses perancangan perniagaan. Belanjawan berasaskan sifar mengandaikan bahawa semua belanjawan diperoleh daripada prinsip pertama dan organisasi boleh memulakan belanjawan baru - dengan asas sifar.
Belanjawan ini kemudiannya berdasarkan kepada objektif yang akan dicapai dalam tempoh masa, tanpa merujuk kepada masa lalu.
Kelebihan
- Proaktif dan memberi tumpuan kepada objektif perniagaan
- Realistik dan tepat
- Pautan ke dalam pelan perniagaan
Dis-Kelebihan
- Mengambil masa
- Memerlukan objektif yang jelas
- Banyak organisasi tidak boleh memulakan asas sifar kerana mereka mempunyai komitmen sebelumnya untuk menegakkan. Ini termasuk kakitangan, bangunan dan kontrak yang ada, yang mana mereka perlu meneruskan - sekurang-kurangnya dalam jangka pendek
Kelebihan penganggaran berasaskan sifar umumnya melebihi kelemahan. Di mana mungkin, prinsip-prinsip berasaskan sifar harus diterima pakai, walaupun organisasi tidak boleh memiliki anggaran asas sifar lengkap untuk dimulakan.
3. Bajet Terhad Tunai
Teknik belanjawan tunai yang terhad adalah sesuai apabila batas ditetapkan pada jumlah perbelanjaan bersih. Pengurus mesti menentukan apa yang dapat disampaikan dalam had tunai ini dan membuat belanjawan dengan sewajarnya. Teknik ini boleh menjadi sukar untuk dilaksanakan apabila objektif perniagaan untuk jangka masa itu telah ditetapkan tanpa mengambil kira had tunai.
Anggaran boleh ditetapkan dengan melaksanakan prosedur berikut:
- Kenal pasti kos tetap, iaitu yang tidak dapat dikurangkan
- Sebarkan imbangan belanjawan merentasi item yang fleksibel
Kelebihan
- Padam parameter pada perbelanjaan
- Cepat
- Menyediakan insentif untuk meningkatkan simpanan
Kelemahan
- Perkhidmatan mungkin menurunkan kualiti, kuantiti, atau kedua-duanya untuk kekal dalam had tunai
- Tidak semestinya dikaitkan dengan objektif perniagaan, yang mungkin termasuk keperluan untuk perubahan atau pembangunan
- Mengandaikan bahawa terdapat kelonggaran yang cukup dalam belanjawan untuk beroperasi dalam had tunai keseluruhan
- Tidak fleksibel - Tidak praktikal untuk permintaan yang diketuai / perkhidmatan statutori
4. Penganggaran Sumber Terbatas
Anggaran pengagihan sumber berguna apabila sumber yang digunakan oleh perniagaan adalah terhad. Sekatan sumber biasanya akan dikenakan kepada:
- Kakitangan
- Peralatan
- Harta
- Kewangan (anggaran belanjawan tunai merupakan bentuk belanjawan terhad sumber)
Terdapat banyak sebab untuk menyekat sumber.
Sebagai contoh: ia mungkin memberi manfaat kepada seluruh organisasi untuk menyekat bilangan kakitangan. Ini mungkin diperlukan kerana merekrut kakitangan sepenuh masa tambahan adalah komitmen berterusan bahawa organisasi mungkin tidak dapat memenuhinya. Oleh itu, menyekat sumber kakitangan adalah pendekatan penetapan anggaran yang biasa.
Kelebihan
- Padam parameter pada perbelanjaan
- Cepat
- Organisasi mengekalkan kawalan yang kuat ke atas sumbernya
Kelemahan
- Tiada pertimbangan terhadap kesan praktikal menyekat sumber dan impak terhadap perkhidmatan
- Tidak berkaitan dengan objektif perniagaan, yang mungkin termasuk keperluan untuk perubahan atau pembangunan
- Tidak fleksibel - Tidak praktikal untuk permintaan yang diketuai / perkhidmatan statutori
5. Penganggaran Berdasarkan Aktiviti
Belanjawan berdasarkan aktiviti adalah berdasarkan penyediaan aktiviti atau perkhidmatan. Apabila belanjawan perlu dikurangkan atau diselaraskan, setiap aktiviti perlu diperiksa. Keputusan akan diperlukan untuk aktiviti yang mana harus dihentikan atau dikurangkan.
Kaedah penganggaran hanya mungkin jika ada pembahagian yang jelas di antara setiap aktiviti, untuk menunjukkan dengan jelas di mana sumber-sumber diperuntukkan. Apabila sumber yang dikongsi (seperti kakitangan, premis, dan lain-lain) melaksanakan belanjawan berasaskan aktiviti adalah sukar. Kaedah peruntukan sumber yang tepat seperti masa yang dikenakan oleh kakitangan, memperuntukkan rakaman persegi, dan penggunaan utiliti, dan sebagainya akan diperlukan.
Kelebihan
- Sumber yang jelas dipadankan dengan peruntukan perkhidmatannya
- Membentuk asas untuk unit costing
- Menonjolkan aktiviti yang paling mahal
Kelemahan
- Peruntukan sumber mungkin tidak tepat
- Kerja terperinci perlu dilakukan untuk mengasingkan setiap aktiviti dan sumber yang digunakan
- Ia tidak praktikal untuk perkhidmatan di mana pendekatan yang fleksibel diperlukan dan / atau di mana sumber-sumber perlu dipindahkan antara aktiviti sebagai tindak balas kepada permintaan
6. Penganggaran Luar Bandar
Teknik penganggaran luar jangka menggunakan pendekatan yang luas untuk membuat anggaran. Usaha terhad digunakan untuk menentukan anggaran untuk setiap tajuk belanjawan. Jumlah kontingensi disediakan untuk mengimbangi anggaran yang kurang baik, perubahan permintaan, dan sumber yang tidak mencukupi.
Anggaran luar jangka boleh digunakan secara fleksibel di mana-mana tajuk anggaran. Tahap kecemasan akan bergantung kepada anggaran risiko kesilapan dalam anggaran. Jika dianggap bahawa belanjawan telah dikira pada tahap ketepatan 80%, maka kontinjensi 20% boleh ditambah kepada belanjawan.
Kelebihan
- Cepat
- Mudah
- Fleksibel
Kelemahan
- Tidak akurat - melibatkan banyak kerja meneka
- Pemikiran tidak mencukupi untuk menghubungkan perkhidmatan dengan kewangan
- Sukar untuk memantau
Apa selepas ini?
Adalah penting untuk memahami faktor belanjawan yang berbeza yang perlu dipertimbangkan ketika menetapkan belanjawan. Faktor-faktor ini adalah unsur masukan yang menentukan perbelanjaan dan pendapatan, dan dengan itu belanjawan. Memahami faktor-faktor ini membolehkan pembuat bajet berfikir secara kreatif dan melaksanakan kawalan yang berkesan.
Menggunakan teknik penetapan anggaran yang betul adalah penting untuk menetapkan belanjawan yang realistik. Ketahui lebih lanjut mengenai semua aspek penting yang diperlukan untuk menetapkan belanjawan dari panduan kemahiran 'Anggaran kemahiran anggaran' kami. Sumber pembelajaran mengandungi contoh dan latihan yang membolehkan anda menerapkan pengetahuan teoritis anda dalam praktik.