Het proces voor het vaststellen van de begroting is cruciaal voor een doeltreffende budgettaire controle. Begrotingen moeten een getrouw beeld geven van de geleverde diensten. Er zijn verschillende technieken voor het bepalen van de begroting die kunnen worden gebruikt voor zowel uitgaven- als inkomensbudgetten.
Deze technieken kunnen onafhankelijk of in combinatie worden gebruikt, afhankelijk van het type budget dat is geïmplementeerd.
De 6 meest gebruikte technieken voor budgettering zijn:
- Incrementele budgettering
- Geen budgettering
- Cash beperkte budgettering
- Resource restricted budgeting
- Activity based budgeting
- Begroting voor onvoorziene uitgaven
1. Incrementele budgettering
De incrementele budgetteringstechniek maakt gebruik van historische inkomsten- en uitgavengegevens als uitgangspunt. Deze gegevens worden meestal verkregen uit het budget, de rekeningen of een combinatie van beide. De historische gegevens worden gebruikt als basis voor het formuleren van het budget voor het volgende jaar.
Het budget kan worden ingesteld door de volgende procedure uit te voeren:
- Overweeg elke begrotingsrubriek afzonderlijk
- Inflatiefactor toevoegen of aftrekken van de historische gegevens
- Aanpassen voor andere bekende factoren, zoals besparingen of goedgekeurde groei
voordelen
- Eenvoudig
- Snel
- Nauwkeurig - alleen als er weinig verandering is in de activiteit
nadelen
- historisch
- Overweegt geen noodzakelijke toekomstige wijzigingen
- Gaat ervan uit dat de basis accuraat is
- Lost historische fouten op
Incrementele budgettering moet worden gebruikt voor uitgaven die waarschijnlijk niet zullen veranderen. Bijvoorbeeld: wanneer het personeel constant is, kunnen salarissen stapsgewijs worden gebudgetteerd. Factoren zoals een verhoging van het loon als gevolg van een bonus of een jaarlijkse inflatie kunnen worden toegevoegd.
2. Zero Based Budgeting
De op nul gebaseerde budgetteringstechniek is de meest aanbevolen en populaire techniek, omdat deze gekoppeld is aan het bedrijfsplanningsproces. Het op nul gebaseerde budget gaat ervan uit dat alle budgetten zijn afgeleid van de eerste beginselen en dat de organisatie het budget opnieuw kan beginnen - met een nulbasis.
Het budget is dan gebaseerd op de doelstellingen die in de periode moeten worden bereikt, zonder noodzakelijkerwijs naar het verleden te verwijzen.
voordelen
- Proactief en gericht op bedrijfsdoelstellingen
- Realistisch en accuraat
- Links naar bedrijfsplannen
Dis-Voordelen
- Tijdrovend
- Vereist duidelijke doelstellingen
- Veel organisaties kunnen niet beginnen met een nulbasis, omdat ze eerdere toezeggingen hebben gedaan om te handhaven. Dit kan bestaan uit bestaand personeel, gebouwen en contracten, waaraan zij verplicht zijn om door te gaan - tenminste op korte termijn
De voordelen van nulgebaseerde budgettering wegen doorgaans zwaarder dan de nadelen. Waar mogelijk moeten op nul gebaseerde principes worden toegepast, zelfs als een organisatie in het begin geen volledig nul-budget kan hebben.
3. Cash Beperkte budgettering
De cash-limited budgetteringstechniek is geschikt wanneer een limiet wordt gesteld aan de totale netto-uitgaven. De manager moet bepalen wat binnen deze limiet kan worden geleverd en dienovereenkomstig een budget opstellen. Deze techniek kan moeilijk te implementeren zijn wanneer de doelstellingen van het bedrijf voor die periode zijn vastgesteld zonder rekening te houden met de geldlimiet.
Het budget kan worden ingesteld door de volgende procedure uit te voeren:
- Identificeer vaste kosten, dat wil zeggen die niet kunnen worden verlaagd
- Verspreid de balans van het budget over items die flexibel zijn
voordelen
- Duidelijke parameters voor de uitgaven
- Snel
- Biedt een stimulans om de besparingen te verhogen
nadelen
- Services kunnen de kwaliteit, hoeveelheid of beide verminderen om binnen de limiet te blijven
- Niet noodzakelijkerwijs gekoppeld aan bedrijfsdoelstellingen, waaronder mogelijk behoefte aan verandering of ontwikkeling
- Gaat ervan uit dat er voldoende flexibiliteit in het budget is om binnen de totale geldlimiet te werken
- Inflexibel - het is niet praktisch voor vraaggestuurde / wettelijke diensten
4. Resource-beperkte budgettering
Resource restricted budgeting is handig wanneer resources die door het bedrijf worden gebruikt, beperkt zijn. Bronbeperking is meestal van toepassing op:
- Personeel
- uitrusting
- Eigendom
- Financiën (contant beperkt budget is een vorm van middelen beperkt budget)
Er zijn veel redenen om bronnen te beperken.
Bijvoorbeeld: het kan gunstig zijn voor de hele organisatie om het aantal personeelsleden te beperken. Dit kan nodig zijn omdat het aanwerven van een extra fulltime personeel een voortdurende verbintenis is die de organisatie mogelijk niet kan nakomen. Daarom is het beperken van de personeelsbezetting een gemeenschappelijke aanpak van de begrotingssituatie.
voordelen
- Duidelijke parameters voor de uitgaven
- Snel
- Organisatie behoudt sterke controle over haar middelen
nadelen
- Geen aandacht voor de praktische gevolgen van beperkende middelen en de impact op diensten
- Niet gekoppeld aan bedrijfsdoelstellingen, waaronder mogelijk behoefte aan verandering of ontwikkeling
- Inflexibel - het is niet praktisch voor vraaggestuurde / wettelijke diensten
5. Activity Based Budgeting
Activity based budgeting is gebaseerd op de kosten van het aanbieden van een activiteit of dienst. Wanneer het budget moet worden verlaagd of aangepast, moet elke activiteit worden onderzocht. Er zal een beslissing moeten worden genomen over welke activiteit moet worden stopgezet of verminderd.
Deze methode van budgetteren is alleen mogelijk als er duidelijke scheidslijnen zijn tussen elke activiteit om duidelijk aan te geven waar middelen worden toegewezen. Wanneer bronnen worden gedeeld (zoals personeel, gebouwen, enz.), Is de uitvoering van het activiteitengebaseerde budget moeilijk. Nauwkeurige methoden voor brontoewijzing, zoals de tijd die het personeel in rekening brengt, het toewijzen van vierkante meters, en het gebruik van het hulpprogramma, enz. Zijn vereist.
voordelen
- Middelen zijn duidelijk gekoppeld aan de dienstverlening
- Vormt een basis voor eenheidskosten
- Markeert de duurste activiteiten
nadelen
- Toewijzing van bronnen is mogelijk niet nauwkeurig
- Er moet gedetailleerd werk worden verricht om elke activiteit en de verbruikte hulpbronnen te isoleren
- Het is niet praktisch voor diensten waar een flexibele aanpak vereist is en / of waar middelen moeten worden verplaatst tussen activiteiten in reactie op de vraag
6. Begroting voor onvoorziene uitgaven
De contingentiebudgettechniek maakt gebruik van een brede benadering van budgettering. Er worden beperkte inspanningen gedaan om schattingen voor elke begrotingspost vast te stellen. Een bedrag voor onvoorziene uitgaven wordt verstrekt om te compenseren voor slechte schattingen, veranderingen in de vraag en onvoldoende middelen.
Het noodbudget kan flexibel worden gebruikt voor alle begrotingsrubrieken. Het niveau van de onvoorziene gebeurtenis zal afhangen van een inschatting van het foutenrisico binnen de begroting. Als wordt aangenomen dat het budget met een nauwkeurigheidsniveau van 80% is berekend, kan een budget van 20% aan het budget worden toegevoegd.
voordelen
- Snel
- Gemakkelijk
- Flexibele
nadelen
- Onnauwkeurig - vergt veel giswerk
- Onvoldoende aandacht voor het koppelen van service aan financiën
- Moeilijk te controleren
Wat nu?
Het is belangrijk om inzicht te hebben in de verschillende budgetfactoren waarmee rekening moet worden gehouden bij het bepalen van het budget. Deze factoren vormen het inputelement dat de uitgaven en het inkomen, en daarmee het budget, heeft bepaald. Door deze factoren te begrijpen, kunnen budgetmakers creatief denken en effectieve controle implementeren.
Het gebruik van de juiste technieken voor het bepalen van de budgetten is cruciaal voor het instellen van realistische budgetten. Lees meer over alle belangrijke aspecten die nodig zijn om budgetten in te stellen uit onze gratis handleiding 'Begripsbepalingsvaardigheden'. De leerhulpbron bevat voorbeelden en oefeningen waarmee u uw theoretische kennis in de praktijk kunt toepassen.